Как перевести 614 таможенных документов и уложиться в 10 дней

Мы регулярно переводим таможенные документы: декларации, инвойсы, паспорта безопасности и другие. За годы работы накопили большой опыт по переводу такой документации и встречались с самыми разными кейсами, ниже расскажем об одном из них.

Мечта любого бюро переводов — получить заказ, который можно сдать тогда, когда бюро посчитает нужным, а не тогда, когда хочет клиент. Так бывает, но гораздо чаще мы работаем в определенных временных рамках, иногда очень сжатых, например, как эти: перевести таможенную документацию, состоящую из 600-650 листов, за две недели. Бывают случаи, когда подобный (или даже больший) объем просят перевести до завтра. Несмотря на то что в нашем бюро есть услуга срочного перевода, в таких ситуациях мы отказываем со спокойной совестью, потому что знаем, что это просто физически невозможно сделать хорошо. В данном случае, тщательно изучив документы, мы решили, что сможем организовать работу и успеть. В итоге успели за 10 дней.

Узнайте подробнее об услуге срочного перевода в нашем бюро.

Подробнее про срочный перевод в:

Санкт-Петербурге

Москве

Итак, как же нам это удалось?

Чтобы было удобнее рассказывать об этом проекте, сразу перечислим его основные особенности.

Особенность	В чем сложность?
614 документов за 2 недели?	Считается, что 1 переводчик может качественно переводить до 8-10 переводческих страниц в день. Это без повторной проверки своего же текста. Берем наши 614 документов, получаем примерно 900 переводческих страниц и понимаем, что один переводчик засядет с таким объемом на 90 дней, то есть на 4,5 месяца, если давать ему отдыхать на выходных. Согласится ли кто-то ждать так долго?
Исходники — отсканированные документы	Да, в наших расчетах выше мы не упомянули, что документы были получены не в редактируемом формате, а в виде сканов. Это значит, что в дополнение к переводу текста надо было восстанавливать структуру документа, воссоздавать таблицы, расшифровывать штампы и печати. Это не так уж сложно, но тоже отнимает время.
Исходники — не только на английском, но и на китайском	Одно дело — сформировать команду переводчиков по одному языку. Совершенно другое — по нескольким. В нашем случае китайский язык встречался эпизодически, поэтому при его обнаружении необходимо было быстро формировать задачу китайскому переводчику и не менее быстро встраивать переведенный кусок в итоговый документ, чтобы не тормозить весь переводческий процесс.
Строгие требования по терминологии от клиента	Когда над текстом работает несколько переводчиков, риск перевести повторяющиеся термины и фразы увеличивается на столько же раз, сколько переводчиков вы задействуете. Над этим заказом работало 6 английских переводчиков, поэтому редактору пришлось сводить 6 разных текстов воедино.

А теперь расскажем, как получилось не только сделать перевод хорошо, но и сократить срок выполнения работы.

Нашли повторяющиеся документы, подготовили шаблоны

Если бы мы сразу бросились в бой, открывали архив с документами и переводили один за другим, ни о каком сокращении срока перевода не могло бы идти и речи. Более того, в шаблонных документах повторяющийся текст звучал бы по-разному, что только увеличивало бы риск возникновения ошибок.

Поэтому мы начали работу с анализа документации.

Пакеты документации обычно включали коносаменты, инвойсы и спецификации к нескольким контрактам

И беглое изучение всех пакетов с документами позволило сделать вывод, что подготовка шаблонов наиболее часто повторяющихся типов документов приведет к:

огромной экономии времени на верстку (достаточно один раз воссоздать вид документа и затем уже работать только с текстом);
более простому разделению работы между переводчиками (переводчик получал утвержденный шаблон и пакет похожих документов, то есть уделял внимание только изменяющейся информации);
более эффективной работе редактора (внося изменения в основной шаблон, редактор мог гораздо быстрее разослать новую версию всем переводчикам, чтобы они тоже внесли изменения);

Наталья, руководившая этим проектом, позже отметила, что именно подготовка шаблонов обеспечила такую быструю и эффективную работу.

Составили глоссарий, сразу сняли вопросы по терминологии

В дополнение к отведенному на работу сроку заказчик также установил требования к терминологии

Попросите переводчиков о следующем: буквенные обозначения контрактов, спецификаций к контрактам, контейнеров и т.д. НЕ транслитерируем, оставляем латиницу; перевод одинаковых терминов в спецификациях и инвойсах должен быть одинаковым во всех документах (то есть, слова kids pumps, women’s pumps, women’s high shoes, somen’s shoes и т.д. ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПЕРЕВЕДЕНЫ ОДИНАКОВО ВО ВСЕХ ДОКУМЕНТАХ).

Естественно, в процессе работы над таким большим пакетом документации стало понятно, что требований заказчика недостаточно для адекватного перевода всех документов. Поэтому мы их существенно расширили и создали единый терминологический глоссарий, который курировал главный редактор проекта. Переводчики имели прямой доступ к утвержденным вариантам перевода, поэтому переведенные документы получались на 90% готовыми к сдаче.

Фрагмент глоссария. Он был доступен переводчикам в режиме реального времени и содержал основные термины документации

Глоссарий значительно упростил работу редактора и позволил выполнить все требования клиента к терминологии.

Учли все нюансы при формировании команды переводчиков

Еще при первичном анализе документации мы обнаружили, что небольшая часть документов составлена на китайском, а некоторые документы имеют только китайские штампы. Эти документы мы перевели в первую очередь, чтобы не тормозить работу английских переводчиков.

Но китайского переводчика мы все равно держали наготове на протяжении всего проекта, чтобы можно было оперативно перевести то, что могли пропустить изначально.

Фрагмент китайского штампа